Votre projet en toute sérénité
01 Juillet 2024
Le mail est devenu votre principal médium de communication …
- pour garder une trace ?
- mettre des managers en copie ?
- mettre des interlocuteurs face à leurs contradictions avec des phrases comme “Il me semble” ou “sauf erreur de ma part” ?
Les parties prenantes répondent souvent "absent" à vos invitations de réunion ?
Vous avez de mauvais feedback sur comment se déroulent la gestion de projet ?
Vous êtes probablement en train de perdre la main sur votre projet ?
Comment répondre à ces signaux faibles pour éviter à votre projet de vivre des heures compliquées ?
1. Reprenez la main sur la communication
En gestion de crise,
si la gestion de la gouvernance est importante, la gestion de la communication est clé.
Le chef de projet a déjà toute légitimité pour prendre les initiatives qui servent la raison d’être du projet comme prendre conseil auprès de son sponsor ou d'un pair ou convoquer un comité de pilotage extraordinaire pour prendre rapidement une décision importante.
Il est également très attendu sur la visibilité qu'il donne de sa gestion de crise.
Pour cela, communiquer à une fréquence régulière peut permettre
- de redevenir le maître du temps en donnant le tempo
- de susciter une attente si la régularité est respectée
Par exemple : un chat de groupe quotidien ou 15' de standup meeting toutes les semaines
Si la communication se fait lors d'un format de réunion, c'est également l'occasion
- de prendre de l'information ou des feedbacks à chaud
- de récolter des questions et d'ébaucher une réponse devant tout le monde ce qui contribue donc à aligner afin que chacun ait le même niveau d'information.
Et si on ne communique pas ou pas assez ?
Vos détracteurs s'en chargeront pour vous en risquant de faire des suppositions,
alors que personne n'est mieux placé que le chef de projet pour avoir une vision exhaustive et transverse tout en ayant la légitimité de prendre la parole.
Et que faire si je stresse ou ne parviens plus à gérer la pression ?
Le stress se transmet et la capacité à gérer la pression est clé pour gérer la situation de crise et apporter de la sérénité en indiquant qu'il y a un pilote à bord du projet.
Si on ne sait plus gérer la pression, il faut vite remonter l'alerte en vue de déléguer.
«Quand votre train est arrêté en pleine voie,
le plus important n’est pas de savoir quand il va repartir
mais de savoir que tout est fait pour rétablir la situation au plus tôt.»
2. (re)gagner la confiance de vos interlocuteurs
Dîtes ce que vous allez faire et
Faîtes ce que vous avez dit que vous alliez faire (ou quand ce sera fait si ça prend plus de temps)
Vous pouvez par exemple organiser une réunion avec vos Key Users ou vos contacts de confiance afin :
- d'identifier un maximum de tous les points qui vous enferment dans la crise
- de prioriser 3 points bloquants dans une todo
- et communiquer quotidiennement jusqu’à leur résolution
Vous (re)gagnerez la confiance de vos interlocuteurs à chaque étape de cette gestion de crise car vous en serez le chef d'orchestre et apporterez régulièrement de la valeur.
3. Prenez vraiment soin de vos parties prenantes
Si vous avez la chance d'avoir de l'empathie pour les autres ou d'être reconnu pour votre écoute,
servez-vous de cet atout au service de votre projet.
Par exemple, vous pouvez faire le tour des équipes tous les jours,
juste pour dire bonjour et pas seulement pour prendre des nouvelles des difficultés du projet.
Cela permet de tisser du lien, de sortir de l’émotion et de revenir plus tard pour “parler boulot”.
Parce qu’on est avant tout humain, on a besoin d'être considéré en tant que tel.
Vous vivez une situation compliqué dans votre projet ?
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Auteur de l'article :
Grégoire Denimal